W ramach projektu wypracowaliśmy skuteczny, dobrze zorganizowany odpowiadający potrzebom rodzin, nasz własny system wsparcia, pomocy dla rodzin romskich uciekających z Ukrainy.
W ramach wsparcia zatrudniony był pracownik punktu on-line w miejscowości Słubice, gdzie znajduje się biuro Romskiego Stowarzyszenia Oświatowego Harangos. W punkcie tym rejestrowaliśmy Romów w celu udzielania wsparcia tworząc listę osób z wyszczególnieniem na ilość osób oraz konkretnych potrzeb dzieci i dorosłych. W związku z posiadaną wiedzą o miejscu pobytu rodzin, mieliśmy możliwość przekazywania informacji o nich ich bliskim. Była to nieoceniona pomoc dla rodzin romskich, które nie miały ze sobą kontaktu. W punkcie on-line pracownik zajmował się pisaniem wiadomości do instytucji, urzędów, a także wyszukiwał połączenia PKP oraz autobusowe na terenie Polski i zagranicą. Wykonywaliśmy mnóstwo połączeń telefonicznych w celu znalezienia miejsca noclegowego, czy ustalania terminu do lekarzy. Organizowaliśmy zbiórki rzeczowe. Prowadziliśmy wideo rozmowy z naszymi podopiecznymi, którzy znaleźli schronienie w innych miejscowościach, do których nasza pomoc nie mogła dotrzeć. Prowadziliśmy wideo rozmowy, aby pomoc mogła przejść z jednego miejsca do drugiego. Ten typ komunikacji był często niezastąpiony przez wzgląd na problem ze strony Romów z pisaniem i czytaniem.
W punkcie on-line koordynowaliśmy działania wolontariuszy. Doradzaliśmy oraz informowaliśmy Romów o legalizacji pobytu w Polsce. Szukaliśmy miejsc do wynajęcia takich jak hostele, domy pracownicze, akademiki. Znajomość trzech dialektów pomogła, a wręcz ułatwiła pomoc w tłumaczeniach Romom z różnych stron Ukrainy. Tłumaczenie było często potrzebne w urzędach. Romowie przekazywali sobie kontakt do pomocy on-line, dzięki temu mogli zawsze otrzymywać wsparcie w każdym aspekcie.
Zadaniem punktu było również tworzenie listy chorych dzieci i dorosłych wymagających badania lekarskiego dla tych, którzy są w Polsce. Były to również osoby z chorobami onkologicznymi, które wymagały specjalnego wsparcia. Pracownik on-line zajmował się również tłumaczeniem dokumentów oraz wypełnianiem ich do rejestracji w Polsce i w Niemczech. W punkcie odbieraliśmy telefony zarówno od nowo przybyłych uchodźców, jak i tych, z którymi byliśmy w stałym kontakcie. Pomagaliśmy w interpretacji zasad pobytu w Polsce, a także wprowadzonych nowych przepisów dotyczących przyjazdu. W punkcie on-line sporządzaliśmy listy niezbędnych produktów spożywczych, leków, żywności dla niemowląt i odzieży, która była przekazywana dla asystentów kulturowo-socjalnych. Nasza pomoc polegała również na poszukiwaniu pracy Romom, którzy osiedlili się w Polsce. Tłumaczyliśmy dokumenty dotyczące nadania numeru PESEL a także świadczeń socjalnych dla uchodźców nowo przybyłych do Polski, a także pomagaliśmy w zakładaniu kont on-line. Zajmowaliśmy się również upowszechnianiem informacji o nowych zmianach w Niemczech oraz w Polsce w zakresie przyjmowania uchodźców. Zbieraliśmy informacje od zaprzyjaźnionych organizacji oraz wolontariuszy o miejscach noclegowych za granicą, obostrzeniach, programach socjalnych w danym kraju, oraz o formach pomocy i warunków bytowych.
W ramach projektu zatrudnieni zostali asystenci kulturowo-socjalni, którzy działali w szerokim zakresie. Nasze działanie były skierowane do Romów z województwa lubuskiego, małopolskiego, a w późniejszym czasie w województwie podkarpackim. W województwie lubuskim głównym zadaniem była pomoc w miejscowościach takich jak: Słubice, Rzepin, w której to mieści się dworzec kolejowy i tu właśnie często zatrzymywali się Romowie. Słubice natomiast to miejscowość transgraniczna z Frankfurtem nad Odrą. Bardzo często Romowie przyjeżdżali do tych miejscowości, gdzie byli kierowani do Ośrodków we Frankfurcie nad Odrą, Markendorf, Eisenhüttenstadt, Berlin. Kolejna osoba była zatrudniona na terenie Krakowa.
Romowie otrzymywali wsparcie podczas rejestracji w niemieckich punktach rejestracyjnych w ZABH i innych miejscowościach, również w Krakowie .Pomoc asystentów była nieoceniona w pomocy podczas tłumaczeń zarówno na język romski, jak i niemiecki.
Romowie którzy przekroczyli granicę w Medyce, mieli możliwość transportu bezpłatnym pociągiem do Hanoveru. Pociąg ten odjeżdżał co drugi dzień, a zatrzymywał się na stacji w Krakowie, Rzepinie, Frankfurcie nad Odrą, Berlinie oraz stacjach pośrednich. W wyżej wymienionych miejscowościach mieliśmy możliwość pomocy Romom udzielając wsparcia na dworcach w formie dostarczenia posiłków, gdyż często podróż trwała wiele godzin. Pomoc asystenta była również niezbędna przy zapisaniu i kierowaniu dzieci do szkół oraz podczas wizyt lekarskich.
Nieoceniona stała się również pomoc konsultanta z Ukrainy, osoby, która posiada ogromną wiedzę na temat romskich uchodźców z Ukrainy. Otrzymywała ona informacje gdzie są Romowie, którzy często sami się z nią kontaktowali i mówili o swoich potrzebach. Atutem konsultanta była znajomość języka polskiego, romskiego oraz ukraińskiego co usprawniło nasz system pomocowy.
Ważnym aspektem w ramach działań pomocowych w tym projekcie była możliwość transportu, związana niejednokrotnie z przejazdem koordynatorów do punktów dla uchodźców, a co najważniejsze możliwość przejazdu uchodźców z dworca do ośrodków, czy możliwość transportu taksówkami do lekarza, a także do urzędów w celu załatwienia wszelkich formalności.
W ramach pomocy humanitarnej nieoceniony był zakup bielizny, a także leków oraz żywności.